Администрация Иркутска перешла на электронный документооборот от

БП развития — совершенствование деятельности, своего рода бизнес-инжиниринг. Описание и анализ БП Описание БП позволяет определить место каждого сотрудника в компании, провести нужные изменения в ее деятельности на основании анализа: Оно позволяет сделать организацию более понятной для руководства, позволяет найти избыток как финансовых и прочих ресурсов. Персонал по понятным причинам обычно не заинтересован в прозрачности, как и достоверности в описании БП — это осложняет получение фактической информации, например, о распределении обязанностей. Модель обычно отображают в виде схем, таблиц с описаниями, либо сочетание графика и текстового описания нотация и т. Степень детализации объекта, полнота описания, зависят от конкретного применения данной модели. Задачей любого из этих способов будет описание БП по принципу: У каждого БП есть свой исполнитель — это тоже нужно указывать. Им будет являться подразделение либо определенная должность.

Ваш -адрес н.

Во втором разделе очень кратко описан функционал системы 4. Информация, поступающая на предприятие извне, создающаяся в процессе его деятельности и выходящая из предприятия наружу является одним из важнейших активов предприятия, доля информационных ресурсов в стоимости предприятий растет. Поэтому растет сложность и объем задач по управлению корпоративной информацией. Структурированные данных о транзакциях предприятия как правило хранятся в -системах, неструктурированная информация в виде сообщений электронной почты и систем мгновенного обмена сообщениями и документов текстовых, структурированных в и , электронных таблицах и т.

Для решения этой задачи используется системы управления корпоративным содержанием -системы.

Делопроизводство и кадровое делопроизводство Бесплатный аудит действующих бизнес-процессов и определение проблемных мест с определением сроков и порядка хранения этих документов в соответствии с Перечнем.

Поэтому в последние годы постоянно растет интерес к системам электронного документооборота СЭД и -системам как к средству решить насущные проблемы бизнеса. Однако внедрение электронной системы - процесс сложный, многосторонний. На его успех могут повлиять многие факторы, поэтому необходимо с самого начала взять под контроль все направления внедрения системы, на которых вас могут подстерегать разнообразные риски.

Если риски не учесть в начале проекта внедрения, впоследствии могут увеличиться затраты на него, сроки внедрения затянуться, запланированный результат не будет достигнут, возникнет разочарование в новых технологиях и оптимизации в принципе. При этом было бы ошибочно полагать, что при неудачном проекте внедрения потери несет только заказчик вложенные инвестиции, затраченное на проект время, доверие персонала. Не меньше рискует и компания - поставщик услуг по внедрению СЭД.

Если бы можно было определить точно, на каком этапе проекта нас подстерегают риски в каждом конкретном случае, тогда бы у нас имелась возможность сконцентрировать внимание и ресурсы на этом этапе. К сожалению, это невозможно, и приходится быть готовым к неожиданностям и проблемам на любом этапе проекта: Условно риски можно разделить на группы. И чем раньше возник риск, тем более разрушительны будут его последствия в дальнейшем.

Организационные риски Отсутствие или некорректная постановка целей и задач проекта - один из весьма распространенных рисков. К сожалению, руководители и собственники компаний не всегда осознают возможности и преимущества электронных систем. Следствием этого риска является отсутствие понимания, каких результатов ожидать от проекта, какие показатели его считать успешными.

Статья знакомит читателя с основными понятиями и методами бизнес-процессинга на конкретном примере, максимально приближенном к практическим реалиям работы специалистов по управлению персоналом. Возрастающая востребованность систематизации бизнес-процессов предприятия обусловлена прежде всего основной целью их построения — стремлением усовершенствовать бизнес, увеличить его производительность и эффективность, желанием обеспечить его рентабельность и доходность.

В данной статье мы начнем разговор о регламентировании -процессов организации, рассмотрев основные положения, ключевые процедуры и операции бизнесс-процессинга на примере построения одного из обязательных для любой компании -процессов. Почему возникает потребность регламентировать процессы, реализуемые на предприятии? Ведь, на первый взгляд, многие из них успешно функционируют и без схем с квадратиками, кружочками и стрелочками, обещающими превратить хаос или интуитивное ведение собственного дела в бизнес-порядок.

Отсутствие их графического отражения говорит лишь о том, что они не формализованы.

Обобщенный перечень функций автоматизированных систем документооборота на автоматизацию следующих видов деятельности: • делопроизводство — отрасль деятельности, Системный анализ бизнес- процессов.

Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, то есть описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах.

В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного — вполне вероятно. В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ — контроля исполнения задач по документам.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой. Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Основные бизнес-процессы делопроизводства в организации

Кадровое делопроизводство Любой бизнес - это не только цели, задачи и достижение поставленного результата, но и правильное оформление всех этапов хозяйственной деятельности компании с точки зрения соответствия Законодательству Республики Беларусь. Это касается не только экономических операций, но и делопроизводства и кадрового делопроизводства. Порой ошибки в оформлении сотрудников и в ведение отчетности по ним, а так же нарушения в части ведения делопроизводства в компании приводят к снижению того финансово-экономического результата, к которому долго и кропотливо шла вся компания.

Как обезопасить бизнес в такой ситуации? Да, можно нанять штатного кадровика и делопроизводителя, которым нужно платить немаленькую заработную плату, и которые, к сожалению, не несут никакой ответственности перед государственными инстанциями, которые при проверке выставят штрафы компании. А можно обратиться за квалифицированной помощью в компанию, которая не только будет правильно вести Ваше кадровое делопроизводство, но и будет нести ответственность за этот процесс перед проверяющими инстанциями.

Бизнес-процессы по Управлению персоналом · Описываем бизнес-процессы организации Описание бизнес-процесса"Поиск и подбор персонала".

Старт проекта по глобальному описанию и оптимизации был запланирован на начало года, к этому моменту была сформирована команда проекта в составе Генерального директора, Финансового директора, Директора по персоналу и орг. Внешние консультанты к проекту не привлекались. Партнер Современные технологии управления . Результаты описаны 16 основных и подпроцесс, закреплены их лидеры владельцы. Перечень работ В качестве системы бизнес-моделирования была выбрана используемая ранее в компании , которую было решено дополнить веб-интерфейсом для организации максимально удобного доступа сотрудников компании.

В качестве нотации описания были выбраны самые простые для восприятия пользователями: Благодаря накопившемуся каталогу описанных ранее процессов, были чётко определены сдерживающие факторы повышения эффективности процессов и узкие места. Процедура описания и внесения изменений включала в себя основные способы сбора данных и состояла из следующих этапов: Наблюдение, интервьюирование, ознакомление с существующей документацией.

Подготовка карты процесса с предложениями по оптимизации. Формирование рабочих групп, организация мозгового штурма. Рассылка итоговой карты процесса и резюме встречи. Постановка ТЗ на доработки ИС и согласование с участниками рабочих групп. Сдача доработок пользователям и обучение.

Описываем бизнес-процессы организации

Автоматизированные офисы Выживание и процветание организации Рис. Процессы в информационной системе. Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами ЭУД. Организация работы с документами - это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации.

Возрастающая востребованность систематизации бизнес-процессов . схему процесса «Поиск кандидатов», определим и стандартизируем перечень.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат: Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании: Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота Система электронного документооборота СЭД — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам: СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.

Аутсорсинг бизнес-процессов

Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем. Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям.

Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной.

К базовым функциям относятся создание, хранение и поиск документов, работа с журналами регистрации, контроль исполнения поручений и задач, автоматизация и мониторинг процессов. Кроме того, функциональные возможности могут быть расширены за счет подключения дополнительных модулей. Используется для организации архивного хранения документов в соответствии с нормами и практиками российского делопроизводства.

Повышает скорость поиска электронных копий документов и делает более удобным контроль за движением бумажных документов. Сокращает затраты при переносе в СЭД большого массива бумажных документов. Работа с мобильных устройств. Дает возможность работы с документами и задачами со смартфонов, КПК и пр. Позволяет руководителям с минимальными затратами времени получать из СЭД информацию для принятия решений и фиксировать эти решения.

Обработка обращений граждан в органах власти. Позволяет применять электронную подпись при операциях с документами и поручениями. Упрощает сопровождение большого объема файлов, хранящихся в СЭД. Пользовательские интерфейсы системы полностью -ориентированы, не требуют установки дополнительного ПО на рабочие места. Серверная часть приложения построена на технологиях , что обеспечивает кроссплатформенность и позволяет эксплуатировать на серверах под управлением ОС или .

Систематизация бизнес-процесса «Найм персонала»

Согласование счетов на оплату Бизнес-задачи: Полный каталог бизнес-решений Эффект от внедрения В период кризиса и рационализации бюджетов специальные предложения позволяют получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру. Система позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой.

В связи с этим, автоматизация процессов делопроизводства является .. управление организацией и бизнес-процессами – невозможно без .. понятия, представленные в инструкции, являются не полным перечнем, так как.

Согласование счетов на оплату Бизнес-задачи: Благодаря открытости, доступности и широкому функционалу система является отличным средством создания -инфраструктуры предприятия, решая задачи управления контентом, управления бизнес-процессами, организации взаимодействия сотрудников. Построение цельного здания -инфраструктуры — важная задача, однако зачастую обстоятельства не позволяют заказчикам реализовать комплексный проект в области внедрения системы электронного документооборота.

При внедрении бизнес-решения не ставится цель комплексного охвата всего предприятия. Благодаря этому подход, ориентированный на внедрение бизнес-решений, получает ряд преимуществ. Услуги по внедрению Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Для получения действительно существенного эффекта необходимо провести ряд подготовительных работ. Бизнес-консалтинг позволяет достичь эффекта от внедрения более высокого уровня за счет взаимоувязки целей и задач проекта со стратегическими целями, задачами бизнеса заказчика и их показателями, а не только исходя из необходимости получить локальные улучшения и удобства для пользователей.

1С:Документооборот 8

Если говорить о серьезных производствах, то следует привести в порядок оборот документации внутри фирмы, который имеет отношение к поставкам и расчетам между отделами предприятия. Если рассматривать средние по объему компании, то процесс автоматизации необходимо применять к клиентам и поставщикам — к их логичному взаимодействию. В первую очередь о проведении автоматизации процессов бизнеса следует подумать торговым организациям с несколькими десятками позиций и большим количеством контрагентов.

Маленьким фирмам нужно поразмыслить о том, чтобы работа с проводилась предельно просто, а производственный процесс компании оставался результативным, как и до начала автоматизации. Эффективная автоматизация логистики складских помещений, доставки и реализации продукции приводит к снижению финансовых затрат, а также позволяет избежать:

Оптимизированы документооборот и делопроизводство; Уточненный перечень бизнес-процессов с обеспечением преемственности в подсистемах.

30, Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот позволяют организовать слаженную работу всех подразделений компании за счет использования носителей информации. С помощью программы 1С можно создавать документы, отправлять сотрудникам любого отдела фирмы. Кроме того, данная система призвана контролировать исполнение договоров, приказов, планов и прочего и процедур, которые они описывают.

Если сравнивать компании, которые ведут бумажный и электронный документооборот, то последние имеют явные преимущества. Работа с компьютерными формами позволяет выйти на новый уровень. В электронной системе создания документов каждый из них характеризуют набором реквизитов, который называется карточкой. Сведения, в ней содержащиеся, могут быть разными: Место его размещения определяется на основании данных, записанных в карточке.

При необходимости найти какой-либо документ система будет осуществлять поиск, также используя набор его реквизитов. Кроме того, оформление и хранение файлов в электронном виде предоставляет компании новые возможности. Централизованное управление Если на предприятии как небольшом, так и крупном существует электронный вариант создания документов, то при необходимости изменить их форму не составит труда.

Сделать это можно очень быстро. Для этого ответственные лица должны будут внести принятые коррективы в шаблон, хранящийся в системе документооборота, после чего старая форма носителя информации станет недоступной для работы. Поддержка жизненного цикла документации Абсолютно все создаваемые и обрабатываемые в любой организации документы проходят определенное количество этапов.

Система автоматизации бизнес-процессов и документооборота предприятия

Мы встроимся в Ваши бизнес процессы. Вы можете подобрать тот перечень и объем услуг, который нужен на настоящий момент. Это закрепляется в Приложении к Соглашению об обслуживании, но при необходимости может корректироваться по обоюдному согласию сторон. Вы можете воспользоваться накопленным нами большим практическим и методологическим опытом в области аутсорсинга кадрового учёта и делопроизводства в ключевых секторах экономики.

Наша технологическая база позволяет выполнять проекты для географически распределенных российских и иностранных компаний.

Автоматизация основного бизнес-процесса позволяет снизить задач по учету кадров/вакансий и кадровому делопроизводству.

Решение задачи 1 осуществляется в два этапа: Доказательство справедливости такого подхода тривиально. Задача оптимизации бизнес-процессов обработки документов. При обработке документов в АИС их информация часто пересекается, поэтому за счет часто повторяющейся информации в документах появляется возможность существенно сократить время формирования документов. Сформулируем задачу в графической форме. На С Х, и требуется выделить подграф С Х1, и1 такой, что: Поставим в соответствие каждому документу вершину графа в Х, и.

Контрольные точки вместо бизнес-процессов. Исследование и моделирование бизнес-процессов компании